开展展会的计划

来自: 时间:2017-09-20 阅读:

    大智会北京展厅设计 开展一次展会,需要有计划有针对性的去执行,才能最有效的节省时间,把展会举办完美。

一、展会定位

   让行业有企业有一个认识,从陌生到认识,从认识到了解。其核心目的是为展览馆展位的销售和租凭打下基础,再次就是收集和发掘行业的设计、检测、营销、商贸、材料、制造、物流等企业和运营商的详细资料。

二、展会权责执行

1、人员分工计划 

1-1、责任人、执行人员、协作部门和人员

1-2、责任人工作权责

1-3、执行人员工作权责

1-4、协作部门和人员

2、对内和对外上下沟通

3、方案提交、计划、执行

三、展会计划

1、展会举办时间 

1-1、布展时间:两天左右

1-2、展会时间:自拟

1-3、撤展时间:半天左右

四、展会执行

1、展会期间的推广活动安排 

1-1、提前做出推介活动的内容细节,工作人员要提前做宣传,邀请行业内有影响的企业和个体来参加,在活动的最后可以给参于嘉宾和目标客人赠送礼物增加记忆。

1-2、在展会现场做第二场产吕和项目推介会,提前做出推介活动的内容细节,工作人员要提前做宣传,邀请行业内有影响的企业和个体来参加,在活动的最后可以给参于嘉宾和目标客人赠送礼物增加记忆。

2、参展人员的要求和计划

2-1、参展人员的基本素质,如相貌、声音、性格、能动性。

2-2、工作人员对公司产品和服务有较深入专业知识,自信、适应能力强、性格外向善于交谈。

2-3、有参展经验是最好,加强现场专业知识、产品性能和演示方法等技能的练习,现场才可以做到应用自如。  2-4、人员配置:营销人员4-5名以展台工作为主(活动推介、接待观众、介绍公司、介绍产品、散发资料、记录情况、洽谈贸易、签订合同、后续跟综等),以筹备工作为辅(对内组展、对外联络、展品运输、设计施工、宣传广告、行政后勤、财务结算) ;策化行政支持人员1-2名以筹备工作为主(对内组展、现场活动策化、设计施工方案、宣传广告方案、行政后勤、财务结算等) 

3、展会费用构成和计划

3-1、展会费用主要分成两大部分,第一是直接费用;第二就是间接费用。(参展面积物、展示厅搭建装修、宣传物品制作、相关礼品准备、媒体费用、LED显示屏租凭费用、参展人员住宿饮食费用)

3-2、展会场地和现场装修最好是谈成分批次支付,展会结束 后企业收到发票付清全款;现金主要是负责工作人员的食宿问题,以两人一个标间方案进行计划,提前给财务借款。

3-3、由一个人统一管理吃住以及临时需要购买一些用品,合理利用展会费用,节省成本。

4、展会细节工作

4-1、宣专资料(公司简介、广告服装、产品宣传册、海报、赠品、光碟、led显示屏显示内容)。

4-2、洽谈资料(展品、展会、名片、相关合同文本)。

4-3、服务资料(客人资料统计表、嘉宾签到薄、名片夹)。

4-4、外聘人员沟通和工作细节要进行跟综,确保品质,服合公司的宣传主题。

4-5、对意向客人要第一时间解决,整理客户意向书,对于大客户尽量当天约见沟通处理。

五、展会总结与注意事项工作

1、 展会每天都要进行总结,找出不足,加以修正确保展会质量。

2、 展会期间没有处理问题和事情在展会结束后第一时间提交给 公司,公司统一回复。

3、 参展人员对本次展会进行总结,并提出意见和解决方案

4、 展会期间注意摆放和演示设备和产品,防止被盗。 

5、 展会现场不能在展会现场进餐,保持展厅干净整洁;保持公司 整体形象。

6、 参展工作人员要着装统一,体现公司良好精神面貌,和公司形 象稳合。

    展会大致是这几个方面,但要注意许多细节上的东西,因为展会是一个公司的形象,不要因为一点小的方面而影响了大局。